Chính sách này áp dụng cho website Taho, nền tảng quản lý vận hành tòa nhà và Mini App Taho Cư dân trên Zalo, do CÔNG TY TNHH KT THIÊN THẢO, mã số thuế 0319650080, địa chỉ 4/11 đường XTS32, ấp Thới Sơn, Xã Xuân Thới Sơn, TPHCM cung cấp. Đầu mối tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu cá nhân: [email protected].
Áp dụng cho trang web, nền tảng quản lý tòa nhà và Mini App Taho Cư dân.
Phạm vi và trách nhiệm xử lý
Taho quyết định mục đích, phương tiện xử lý dữ liệu liên hệ trên website và dữ liệu cần thiết để vận hành, bảo vệ tài khoản của mình. Với hồ sơ cư dân, căn hộ và nghiệp vụ tòa nhà, ban quản lý hoặc đơn vị quản lý tòa nhà quyết định mục đích xử lý; Taho xử lý theo phạm vi dịch vụ và chỉ dẫn hợp pháp của đơn vị đó. Vai trò cụ thể được xác định theo hoạt động thực tế và hợp đồng, không chỉ theo tên gọi trong chính sách này.
Ban quản lý có trách nhiệm thông báo cho cư dân về việc nhập hoặc chuyển hồ sơ vào Taho, bảo đảm căn cứ xử lý hợp pháp và giới hạn người được truy cập. Bạn có thể liên hệ Taho để được phối hợp với đơn vị phụ trách hồ sơ. Chính sách này không thay thế thông báo riêng của tòa nhà hoặc của Zalo về hoạt động do các bên đó tự quyết định.
Dữ liệu được xử lý và nguồn thu thập
Khi gửi yêu cầu tư vấn: họ tên, số điện thoại, email, nội dung yêu cầu, ngôn ngữ, lựa chọn nhận thông tin sản phẩm và bằng chứng đồng ý gồm thời điểm, phiên bản chính sách. Dữ liệu do bạn cung cấp trực tiếp.
Khi kết nối Mini App: mã định danh Zalo và tên hiển thị nếu được trả về trong quá trình xác minh; mã xác thực được sử dụng để kiểm tra danh tính. Khi bạn cho phép chia sẻ số điện thoại qua Zalo, Taho đối chiếu số đã xác minh với hồ sơ cư dân và liên kết căn hộ do ban quản lý cung cấp. Bạn không cần khai báo tòa nhà hoặc mã căn hộ. Số điện thoại trong hồ sơ cư dân có thể do ban quản lý cung cấp, không đồng nghĩa với việc Taho đã truy cập số điện thoại Zalo của bạn. Taho ghi nhận việc chấp nhận điều khoản, cho phép xác minh tài khoản Zalo và lựa chọn nhận ưu đãi, quảng cáo theo tài khoản, kèm thời điểm và phiên bản nội dung tương ứng.
Khi tòa nhà sử dụng dịch vụ: thông tin cư dân và thành viên căn hộ, liên hệ, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, thông tin giấy tờ định danh nếu đơn vị quản lý có căn cứ thu thập; thông tin xe, dịch vụ, chỉ số điện nước, bảng kê, công nợ, phiếu thu và tình trạng thanh toán. Dữ liệu tài chính hoặc dữ liệu khác có thể thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo pháp luật và phải được áp dụng biện pháp bảo vệ tương ứng.
Khi sử dụng chức năng hỗ trợ: nội dung phản ánh, yêu cầu dịch vụ, phản hồi và tệp do người dùng có quyền gửi; với trợ lý AI dành cho nhân sự được phân quyền, có thể gồm câu hỏi, lịch sử hội thoại, tài liệu và phần dữ liệu nghiệp vụ liên quan. Hệ thống cũng xử lý thông tin phiên đăng nhập, thao tác kiểm toán và dữ liệu kỹ thuật cần thiết cho an toàn, khắc phục lỗi.
Mục đích, căn cứ và cách xử lý
Dữ liệu được dùng để phản hồi tư vấn; xác minh tài khoản và quyền với căn hộ; cung cấp thông báo, bảng kê, tra cứu và hỗ trợ cư dân; vận hành dịch vụ tòa nhà, đối soát giao dịch; bảo vệ hệ thống, xử lý khiếu nại và thực hiện nghĩa vụ pháp luật. Thông tin sản phẩm chỉ được gửi theo lựa chọn tiếp thị riêng của bạn.
Taho và đơn vị quản lý phải xác định căn cứ hợp pháp cho từng hoạt động. Khi dựa trên sự đồng ý, sự đồng ý phải tự nguyện, rõ ràng và gắn với mục đích được thông báo; im lặng, đọc chính sách hoặc chấp nhận điều khoản không thay thế sự đồng ý đó. Trường hợp pháp luật cho phép xử lý không cần sự đồng ý chỉ được áp dụng trong đúng điều kiện và phạm vi luật định.
Việc xử lý gồm thu thập, xác minh, ghi nhận, sắp xếp, lưu trữ, tra cứu, đối soát, truyền cho bên có thẩm quyền, hạn chế, xóa hoặc ẩn danh bằng hệ thống điện tử và thao tác của nhân sự được phân quyền. Xử lý bắt đầu khi bạn gửi thông tin, chủ động kết nối chức năng hoặc đơn vị quản lý chuyển hồ sơ hợp pháp, và kết thúc theo thời hạn lưu giữ hoặc yêu cầu hợp lệ. Không sử dụng dữ liệu cho mục đích mới không tương thích mà chưa thông báo và xác lập căn cứ phù hợp.
Danh tính và quyền truy cập trên Zalo
Nút kết nối trên Mini App khởi tạo xác minh danh tính Zalo để gửi yêu cầu liên kết và bảo vệ thông tin căn hộ. Việc xem dữ liệu riêng của cư dân còn cần ban quản lý duyệt quyền. Bạn có thể đọc chính sách, điều khoản trước khi kết nối.
Khi tìm liên kết căn hộ, bạn có thể chủ động chia sẻ số điện thoại qua hộp thoại cấp quyền của Zalo để Taho tìm hồ sơ phù hợp và đề nghị Ban quản lý xác nhận. Chỉ các căn hộ đã được duyệt mới xuất hiện trên Mini App; việc trùng số điện thoại không tự cấp quyền truy cập. Mã xác thực và mã chia sẻ được gửi qua máy chủ xác minh do Taho vận hành tại Việt Nam; máy chủ này không lưu token hoặc thông tin cá nhân lâu dài. Số điện thoại đã xác minh được lưu cùng yêu cầu liên kết trên Taho, chỉ người có quyền xử lý được truy cập. Nếu chưa chia sẻ hoặc chưa tìm thấy hồ sơ phù hợp, bạn vẫn đăng nhập được nhưng chưa có quyền xem dữ liệu căn hộ; vui lòng liên hệ Ban quản lý để được hỗ trợ. Việc xem chính sách không yêu cầu quyền số điện thoại, vị trí, camera, danh bạ hoặc quan tâm OA.
Bên nhận dữ liệu và nhà cung cấp dịch vụ
Dữ liệu cần thiết được tiếp cận bởi nhân sự Taho được phân quyền, đơn vị quản lý tòa nhà liên quan và nhà cung cấp thực hiện đúng công việc được giao. Ban quản lý chỉ được dùng hồ sơ trong phạm vi trách nhiệm và quyền truy cập. Taho không bán dữ liệu cá nhân.
Tùy cấu hình triển khai, bên cung cấp có thể gồm: Zalo và dịch vụ xác minh danh tính do Taho cấu hình; nhà cung cấp máy chủ và cơ sở dữ liệu; Cloudflare R2 để lưu tệp; Postmark (ActiveCampaign, LLC) để gửi email nghiệp vụ; OpenAI để xử lý câu hỏi, tài liệu và ngữ cảnh khi chức năng AI được sử dụng; Google Analytics để phân tích website khi bạn cho phép. Không phải mọi nhà cung cấp đều nhận mọi loại dữ liệu hoặc được bật tại mọi tòa nhà.
Trước khi chia sẻ, bên phụ trách phải thông báo phạm vi, mục đích, bên nhận, xác lập căn cứ hợp pháp và sự đồng ý khi cần, đồng thời có ràng buộc bảo mật, giới hạn sử dụng và biện pháp bảo vệ tương ứng. Việc cung cấp cho cơ quan nhà nước chỉ thực hiện theo yêu cầu, thẩm quyền và phạm vi pháp luật quy định. Liên hệ đầu mối dữ liệu để biết các bên thực tế xử lý hồ sơ của bạn.
Địa điểm xử lý và chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Việc sử dụng hạ tầng hoặc nhà cung cấp quốc tế có thể làm phát sinh lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu ngoài Việt Nam. Chính sách này không khẳng định toàn bộ dữ liệu được lưu tại Việt Nam. Địa điểm, bên nhận và phạm vi chuyển phải được xác định theo cấu hình dịch vụ thực tế và cung cấp trong thông báo áp dụng cho hoạt động đó.
Trước khi thực hiện hoạt động thuộc diện chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, bên có trách nhiệm phải đáp ứng điều kiện pháp luật hiện hành, bao gồm hồ sơ đánh giá tác động và thủ tục liên quan khi áp dụng, bảo vệ dữ liệu và thông báo, sự đồng ý nếu cần. Việc chấp nhận điều khoản sử dụng không phải là sự đồng ý chung cho mọi hoạt động chuyển dữ liệu.
Thời hạn lưu giữ và kết thúc xử lý
Yêu cầu tư vấn trên website có thời hạn lưu giữ 12 tháng từ thời điểm gửi. Sau thời hạn này, Taho có trách nhiệm rà soát và xóa hoặc ẩn danh dữ liệu không còn cần thiết; nếu phải giữ để thực hiện nghĩa vụ pháp luật hoặc giải quyết tranh chấp, việc giữ lại giới hạn ở dữ liệu và thời gian cần thiết.
Hồ sơ cư dân được lưu trong thời gian cần thiết cho quan hệ quản lý tòa nhà và nghĩa vụ liên quan. Chứng từ kế toán, giao dịch, bằng chứng đồng ý và nhật ký phục vụ kiểm toán có thể cần giữ theo thời hạn pháp luật tương ứng. Hết quan hệ sử dụng không đồng nghĩa mọi chứng từ được phép xóa ngay. Ban quản lý và Taho phải xác định lịch lưu giữ theo từng nhóm hồ sơ, giới hạn truy cập đối với dữ liệu cần giữ và xử lý bản sao lưu theo chu kỳ áp dụng.
Bạn có thể yêu cầu thông tin về thời hạn áp dụng cho hồ sơ của mình. Khi từ chối yêu cầu xóa hoặc chỉ xóa một phần vì căn cứ hợp pháp, bên phụ trách phải giải thích lý do và phạm vi còn lưu; không sử dụng phần phải lưu cho mục đích không liên quan.
Quyền của bạn và cách gửi yêu cầu
Theo điều kiện pháp luật áp dụng, bạn có quyền được biết về xử lý dữ liệu; đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý; xem, yêu cầu cung cấp, sửa, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu; phản đối xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường và sử dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu hợp pháp. Rút lại sự đồng ý không làm mất tính hợp pháp của hoạt động đã thực hiện trước đó trên căn cứ hợp lệ.
Gửi yêu cầu tới [email protected] hoặc bằng văn bản đến địa chỉ công ty nêu trên, ghi rõ chức năng đang sử dụng, tòa nhà/căn hộ nếu có, nội dung yêu cầu và cách nhận phản hồi. Không gửi mật khẩu, mã OTP hoặc giấy tờ định danh đầy đủ khi chưa được yêu cầu qua kênh phù hợp. Taho chỉ yêu cầu thông tin xác minh cần thiết, phối hợp với ban quản lý khi họ phụ trách hồ sơ, tiếp nhận và giải quyết theo thời hạn luật định; mọi gia hạn hoặc ngoại lệ phải có căn cứ và được thông báo.
Bạn có thể yêu cầu rút lựa chọn nhận ưu đãi và quảng cáo qua đầu mối trên. Khi nhận được sự kiện rút lại sự đồng ý và xóa dữ liệu từ Zalo, Taho xóa liên kết Mini App và bản ghi lựa chọn đồng ý của tài khoản, ẩn danh tên và số điện thoại người gửi trong các yêu cầu liên kết với Zalo và ngừng quyền truy cập Mini App. Hồ sơ nghiệp vụ do ban quản lý cung cấp, nội dung yêu cầu và chứng từ cần lưu theo căn cứ độc lập không tự động bị xóa toàn bộ; yêu cầu xử lý thêm được tiếp nhận qua đầu mối trên. Việc rút lại dữ liệu cần thiết có thể khiến chức năng phụ thuộc không tiếp tục được; bên phụ trách phải giải thích trước hậu quả cụ thể. Khiếu nại không bị giới hạn ở kênh nội bộ của Taho.
Cookie, bộ nhớ trình duyệt và đo lường
Cookie phiên và bộ nhớ cần thiết hỗ trợ đăng nhập, bảo vệ phiên và lưu lựa chọn giao diện, ngôn ngữ. Phiên đăng nhập quản trị và phiên Mini App có thời hạn tối đa 12 giờ theo cấu hình hiện tại; điều này không phải thời hạn lưu mọi hồ sơ. Tắt cookie hoặc xóa bộ nhớ có thể yêu cầu đăng nhập và thiết lập lại lựa chọn.
Nếu Google Analytics được cấu hình, website chỉ tải công cụ phân tích sau khi bạn chọn cho phép tại bảng lựa chọn phân tích. Bạn có thể từ chối hoặc mở lại phần tùy chọn phân tích để rút lựa chọn. Công cụ có thể xử lý thông tin thiết bị, trình duyệt, trang được xem và tương tác để đo lường việc sử dụng website. Không đưa dữ liệu căn hộ, nội dung biểu mẫu hoặc thông tin định danh vào sự kiện phân tích. Rút lựa chọn ngăn việc tải công cụ trong các lần dùng tiếp theo; yêu cầu xóa dữ liệu đã được xử lý được thực hiện qua đầu mối dữ liệu.
Bảo vệ dữ liệu và rủi ro có thể phát sinh
Taho áp dụng xác thực, phân quyền theo tổ chức/tòa nhà và vai trò, kiểm tra dữ liệu đầu vào và nhật ký nghiệp vụ để hạn chế truy cập sai phạm vi. Nhân sự và bên xử lý có trách nhiệm bảo mật và chỉ sử dụng dữ liệu đúng nhiệm vụ. Bạn cần bảo vệ tài khoản Zalo, thông tin đăng nhập và thiết bị, không chia sẻ mã xác thực hoặc gửi thông tin không cần thiết trong phản ánh.
Không hệ thống nào loại trừ mọi rủi ro. Sự cố có thể gây mất, lộ, sửa sai dữ liệu, gián đoạn dịch vụ, giả mạo hoặc ảnh hưởng quyền lợi tài chính và đời tư. Khi phát hiện dấu hiệu sự cố, liên hệ Taho ngay. Bên chịu trách nhiệm phải xác minh, ngăn chặn, khắc phục và thực hiện nghĩa vụ thông báo cho cơ quan có thẩm quyền, người bị ảnh hưởng theo điều kiện và thời hạn pháp luật.
Dữ liệu trẻ em và người cần đại diện
Taho không chủ đích cung cấp dịch vụ tư vấn thương mại trực tiếp cho trẻ em. Hồ sơ thành viên căn hộ có thể bao gồm trẻ em; người nhập dữ liệu và đơn vị quản lý phải bảo đảm lợi ích tốt nhất của trẻ, căn cứ hợp pháp và vai trò của người đại diện theo pháp luật. Không đăng công khai thông tin trẻ trong nội dung thông báo hoặc phản ánh.
Việc công bố, tiết lộ thông tin đời sống riêng tư, bí mật cá nhân của trẻ từ đủ 7 tuổi phải có sự đồng ý của trẻ và người đại diện theo pháp luật khi luật yêu cầu. Quyền dữ liệu của trẻ và của người cần đại diện được thực hiện theo pháp luật; nếu phát hiện thu thập không phù hợp, liên hệ để kiểm tra, hạn chế hoặc xóa theo quy định.
Cập nhật và pháp luật áp dụng
Chính sách được xây dựng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, cùng các quy định Việt Nam có liên quan. Các quyền bắt buộc theo pháp luật được ưu tiên áp dụng.
Phiên bản và ngày cập nhật được hiển thị ở đầu tài liệu. Thay đổi đáng kể về dữ liệu, mục đích hoặc bên nhận phải được thông báo trước khi áp dụng; sự đồng ý mới phải được lấy khi cần. Việc tiếp tục sử dụng không tự động đồng nghĩa bạn đồng ý với mục đích xử lý mới.
Bạn cần giải đáp thêm?
Liên hệ Taho để được hỗ trợ về chính sách, điều khoản hoặc quyền dữ liệu cá nhân.
[email protected]